Analiza rzeczywistych potrzeb organizacji

Wiele firm i organizacji może skorzystać na optymalizacji subskrypcji Microsoft. Nie robi tego, ponieważ nie analizuje swoich potrzeb od lat. Najłatwiej jest ogłosić przetarg na to, co zwykle powielając te same specyfikacje z roku na rok.

Optymalizacja wymaga aktualizacji wiedzy na temat aktualnej ofercie Microsoft na poziomie szczegółowej specyfikacji. Takiej wiedzy nie mają pracownicy działów IT, ponieważ a) nie należy to zwykle do ich obowiązków b) nie są wynagradzani za oszczędności w IT.

Najczęstszym błędem jest również wymaganie wysokich licencji, podczas gdy organizacja nie korzysta z żadnych zaawansowanych funkcjonalności. Równie często kupuje się licencje poczty dla wszystkich użytkowników, podczas gdy wykorzystanie poczty (objętość skrzynek) nie przekracza 5% i można by je zastąpić przez dużo tańsze licencje Teams.

‍

Porównanie planów Business i Enterprise

Aby zachęcić do optymalizacji publikujemy porównanie planów Microsoft 365 Business Premium z Microsoft 365 E3.

Zacznijmy od ceny. Microsoft 365 Business Premium kosztuje 247 EUR rocznie za użytkownika. Microsoft 365 E3 to cena 467 EUR. Różnica to aż 220 EUR.

Czego nie dostaniemy za 220 EUR rocznie decydując się na Microsoft 365 Business Premium zamiast Microsoft 365 E3?

• Nie uzyskamy więcej niż 300 licencji Business, trzysta pierwsza licencja musi być E3 lub inna, która spełnia nasze wymagania
• Nie uzyskamy więcej niż 1TB przestrzeni OneDrive dla jednego użytkownika – na ogół użytkownicy nie wykorzystuję 1 TB, ale jeśli mamy taką potrzebę lepiej jest kupić licencję dodatkową na 5 TB dla jednego użytkownika niż przepłacać 220 EUR dla 300 użytkowników
• Nie mamy skrzynki pocztowej o pojemności 100 GB tylko 50 GB – lepiej jest zakupić dodatkową licencję Exchange Online P2 100 GB dla użytkowników, którzy faktycznie mają przerośnięte skrzynki, niż przepłacać 220 EUR dla 300 użytkowników; przy czym, lokalny plik .ost Outlook Desktop w Windows i tak mieści maksymalnie 50 GB niezależnie od licencji
• Podobno nie otrzymamy zawansowanych narzędzi w Excel służących połączeniu i pobieraniu z niektórych baz danych – nie do końca wiadomo jakich, ale jeśli organizacja korzysta z takich połączeń lepiej jest zrobić test funkcjonalny z licencją Business niż przepłacać 220 EUR za 300 użytkowników
• E3 zawiera Aplikacje Microsoft 365 dla przedsiębiorstw, Microsoft 365 Business Premium zawiera Aplikacje Microsoft 365 dla firm. Różnica funkcjonalna jest bardzo trudna do uchwycenia. Najważniejsza to niemożliwość zarządzania aplikacjami Office (Microsoft 365) przez GPO. Jednak a) kto to jeszcze robi b) dlaczego nie zrobić tego przez Intune skoro kupuje się plan, który zawiera zarządzanie przez Intune. Po zmianie licencji podmiana „dla przedsiębiorstw” na „dla firm” wymaga jednego restartu Office w najgorszym przypadku. Jeśli aplikacje wdrożone są w trybie Shared Computer Activation, podmiana w ogóle nie jest widoczna
• Nie uzyskamy licencji na używanie systemów on premises - On-Prem CAL Rights: ECAL Suite (Exchange, SharePoint, Skype)

‍

Porównanie technologii zawartych w planach Microsoft 365 Business Premium i Microsoft 365 E3

Podsumowanie

Przewagi E3 nad Microsoft 365 Business Premium są niewielkie. Dla firm do 300 zatrudnionych – w zasadzie pomijalne lub możliwe do uzupełnienia przez dodatkowe licencje potrzebne tylko dla ograniczonej grupy użytkowników.

Optymalizacja subskrypcji i licencji jest możliwa. Organizacja może oszczędzić nawet 220 EUR rocznie za użytkownika.

Oferta Microsoft dla małych i średnich przedsiębiorstw jest korzystna finansowo i zawiera wszystkie niezbędne elementy potrzebne do pracy i współpracy w firmie. Przechodząc na rozwiązanie platformowe, takie jak Microsoft 365 Business Premium, od jednego dostawcy organizacja zyskuje zintegrowane rozwiązania w zakresie aplikacji Microsoft 365, zarządzania tożsamością, urządzeniami i zabezpieczeniami. W cenie dostępnej dla firm z sektora MŚP.

‍

Materiały

Opisy planów Microsoft 365

Porównanie planów Business

Porównanie planów Enterprise

‍

Często zadawane pytania

Czy z licencji Microsoft 365 Business Premium mogą korzystać instytucje i organizacje z sektora administracji publicznej?

Oczywiście! Microsoft nie ogranicza możliwości korzystania z licencji kupowanych w ramach subskrypcji CSP (Cloud Service Provider) w zależności od segmentu użytkownika końcowego. Obowiązują tylko ograniczenia ilościowe. Subskrypcje Business mają ograniczenie do 300 subskrypcji dla jednej organizacji (dla jednej dzierżawy M365 / AAD).

‍

Czy można korzystać jednocześnie z licencji Microsoft 365 Business Premium oraz Microsoft 365 E3 w jednej organizacji?

Oczywiście! Subskrypcje Microsoft można łączyć dowolnie w ramach jednej dzierżawy M365 / Azure AD. W sytuacji, gdy te same produkty np. Exchange Online występują w różnych planach przypisanych do tego samego użytkownika, należy wyłączyć konfliktowy produkt w jednym z planów (najlepiej w tym, w który produkt ma mniejsze możliwości). Np. przypisując Microsoft 365 Business Basic do użytkownika Microsoft 365 F1 należy wyłączyć Exchange Online z planu F1 (Exchange Kiosk) a zachować licencję na Exchange pochodzącą z planu Basic (Exchange Plan 1), ponieważ Exchange Plan 1 ma większe możliwości, a szczególności umożliwia korzystanie ze skrzynki pocztowej, czego F1 nie umożliwia.

‍