Będzie inaczej. Będzie drożej.

Ustalmy fakty: aktualna cena za podstawowe subskrypcje zawierające usługi chmurowe jest niska. Stosunek wartości do ceny – niebywały. Od początku istnienia Office 365 / Microsoft 365 ceny nie uległy zmianie. Co więcej, Microsoft udzielał pandemicznych ofert, jak Teams Exploratory – 100 licencji za darmo na 365 dni. Wydaje się, że „darmowy lunch” właśnie się zakończył.

Microsoft zmienia całkowicie program sprzedaży dla subskrypcji Microsoft 365. Zmiany wchodzą w życie od 1 marca 2022. Należy się do nich przygotować. To nie będzie kosmetyczna zmiana.

Prawdą jest, że ceny subskrypcj Microsoft nie były dotychczas w ogóle zmieniane. Natomiast nowe funkcje i możliwości pojawiały się często, w cyklach miesięcznych, a czasami nawet tygodniowych (np. dla Intune). I to również nie były zmiany kosmetyczne. Więc prawdą jest, że po 5 latach cena nie jest adekwatna do wartości i istnieje uzasadnienie do jej zmiany. Jednak nie o cenę wyłącznie chodzi w planowanych zmianch. Zmieniają się zasady gry.

Przewagą programu subskrypcyjnego Microsoft była jego dotychczasowa elastyczność w zarządzaniu licencjami. Cena miesięczna nie była różna od rocznej. Można było dowolnie zmieniać ilość licencji w subskrypcji. Bez ograniczeń. Od marca 2022 Microsoft bardziej stawia jednak na zobowiązanie, niż na elastyczność.

Ceny.

W sierpniu 2021 Microsoft zapowiedział zmianę bazowych cen niektórych subskrypcji. Wtedy nie wiedzieliśmy, że to jeszcze nie koniec.

Ceny bazowe – zgodnie z informacją na blogu – zmieniaj się dla następujących subskrypcji:

- Microsoft365 Business Basic (z $5 na $6) = +20% = 5.04 EUR

- Microsoft365 Business Premium (z $20 na $22) = +10% = 18,59 EUR

- Office 365 E1 (z $8 na $10) = +25% = 8.43 EUR

- Office 365 E3 (z $20 na $23) = +15% = 22,06 EUR

- Office 365 E5 (z $35 na $38) = +9% = 37.5 EUR

- Microsoft 365 E3 (z $32 na $36) = +12,5% = 35.39 EUR

Dla najbardziej popularnych subskrypcji miesięcznych nadchodzą natomiast poważne podwyżki: 20% od cen bazowych.

Blog: link. Artykuł: link.

Subskrypcja dla Windows 365.

Ten produkt będzie dostępny wyłącznie w miesięcznym zobowiązaniu. Cena miesięczna ma być taka sama jak cena roczna. Zaznaczamy, że cena roczna nie istnieje, więc to, co chce powiedzieć Microsoft, to: mamy jedną ceną, chociaż nie mamy dwóch ofert.

Termin zobowiązania a anulowanie subskrypcji.

Microsoft będzie oferować dwa rodzaje terminów zobowiązania dla korzystania z subskrypcji:

1.    Zobowiązanie miesięczne – z możliwością rezygnacji na koniec miesięcznego okresu

2.    Zobowiązania długoterminowe (1-3 lata) bez możliwości rezygnacji (!) - to są 3 terminy: rok, dwa lub trzy.

W każdej sytuacji Partner ma tylko 72 godziny od momentu złożenia zamówienia na anulowanie błędnie założonego zamówienia lub zmianę ilość licencji w subskrypcji! UWAGA: tylko 72 godziny!

Po tym terminie Microsoft oczekuje płatności za cały okres zobowiązania dla wszystkich zamówionych ilości. Nie ma znaczenia, czy okres 72 godzin obejmuje dni robocze, czy weekend. Po prostu 72 godziny.

Biorąc pod uwagę, że większość partnerów to pośredni odsprzedawcy (Indirect Resellers), czyli zamawiają licencje u Autoryzowanych Dystrybutorów Microsoft, a dystrybutorzy nie pracują od piątku godz. 17.00, to realny termin odwołania zamówienia lub zmiany ilości skróci się do 24 godzin. Trudno powiedzieć, jakie konsekwencje spadną na Partnera, gdy Dystrybutor nie sprocesuje zmian w wymaganym terminie, ponieważ jego system e-commerce nie działa w weekend z pełną wydajnością, ze względu na prace modernizacyjne. backup lub odświeżanie cen. Dotyczy to również odnowień subskrypcji po roku, dwóch lub trzech. A to już poważny problem, ponieważ zobowiązanie może odnowić się automatycznie i po upywie 72 godzin oznacza obowiązek zapłaty.

Podwyższenie ilości licencji w ramach subskrypcji długoterminowej jest możliwe w trakcie jej trwania a korekty rozliczeń zostaną odzwierciedlone w następnym pliku uzgodnienia faktur. Jeśli jednak od złożenia lub odnowienia zamówienia subskrypcji upłynęło więcej niż 72 godziny, liczba licencji nie może zostać zmniejszona. Aż do czasu następnego odnowienia subskrypcji (czyli np. po roku).

Dla subskrypcji miesięcznych zmiana ilość możliwa jest przy odnowieniu, czyli na koniec miesiąca.

Zerowa refundacja.

Microsoft nie przewiduje żadnej refundacji, jeśli subskrybent zmieni zdanie lub zmieni się jego sytuacja biznesowa i nie będzie chciał lub mógł opłacać subskrypcji.

Partner może owszem wstrzymać subskrypcję, co spowoduje, że Klient nie będzie mógł korzystać z usług Microsoft w chmurze. Nie wpłynie to jednak na wstrzymanie zobowiązania do regulowania należności Partnera wobec Microsoft. Nie rozwiązuje to żadnego problemu i odpowiedzialność finansowa spoczywa na Partnerze.

Zobowiązanie długoterminowe może być opłacane jednorazowo lub w ratach miesięcznych. Stroną transakcji dla Microsoft jest Partner, nie Klient. Jeśli Partner będzie zobowiązany do płatności rocznej nawet wtedy, gdy Klient przestaje regulować zobowiązania, to większość Partnerów nie będzie akceptować takiego ryzyka. W rezultacie Partnerzy będą wymagać płatności jednorazowej za roczne subskrypcje i nie będą konfigurować automatycznego odnawiania żadnej długoterminowej subskrypcji.

Warunki Microsoft brzmią jasno. Partner jest odpowiedzialny za zapłatę wszelkich zaległych kwot niezależnie od tego, czy Klient nie może lub nie zapłaci za subskrypcję z powodu rozwiązania relacji biznesowych lub sporu handlowego z partnerem, niewypłacalności finansowej klienta, fuzji lub przejęcia firmy Klienta lub innych przyczyn niezwiązanych bezpośrednio ze zdolnością firmy Microsoft do świadczenia usług.

Nawet w przypadku płatności rocznej od Klienta a zobowiązania miesięcznego Partnera wobec Microsoft, transakcja obarczona jest ryzykiem walutowym. Ceny Microsoft wyrażane i wymagane są w EUR. Przejście na rozliczenia walutowe będzie konieczne.

Możliwy jest scenariusz, że Partnerzy zrezygnują z odsprzedaży licencji subskrypcyjnych i skoncentrują się wyłącznie na usługach dla technologii Microsoft. Ryzykowność transakcji walutowych w długich terminach ma w Polsce złą historię.

Rezygnacja partnerów z udziału w programie Microsoft może okazać się skutkiem ubocznym projektu „New Commerce Experience” i może to być niespodziewany „experience” dla Microsoft.

Limity dotyczące produktów dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw będą egzekwowane na poziomie dzierżawy Klienta. To uniemożliwi zakup i korzystanie z ilości przekraczającej ustalone limity. Np. dla Basic / Standard / Premium maksimum to 300 subskrypcji.

Dotychczas licencje testowe nie odnawiały się automatycznie. Od 1 marca 2022 będę się automatycznie konwertować w subskrypcje płatne.

Nieuchronność.

Od 1 marca 2022 wszystkie nowe subskrypcje muszą być realizowane na nowych warunkach. Dlatego firmy powinny przygotować się na zmianę i przejście do nowego programu.

Od 1 lipca 2022 (nowy rok finansowy Microsoft) wszystkie dotychczasowe subskrypcje muszą zostać odnowione w nowym programie. Nie do końca wiadomo, czy to oczekiwanie jest realizowalne dla subskrypcji przedpłaconych na 12 miesięcy np. w lutym 2022.

Wyjaśnienie dla dotychczsowych Klientów z miesięczną subskrypcją.

Nawet jeśli Twoja firma korzysta dziś z rozliczenia miesięcznego, to subskrypcja dla dany produkt (np. Basic czy Premium - osobno) traktowana jest jako subskrypcja roczna. Jej data początkowa, to data pierwszego uruchomienia. Jej data końcowa to ostatni dzień jedenastego miesiąca tej subskrypcji.

Co się wydarzy ze względu na zmianę warunków handlowych Microsoft:

  1. Niektóre produkty będą miał wyższą cenę bazową od 1 marca 2022. Dotyczy to m.in Basic (+20%), Premium (+10%) ale również Office E1/E3/E5. Nie ma znaczenia, czy subskrypcja działa w nowym, czy w starym programie. Oczywiście Klient, który przedpłacił 12 miesięcy, nie zapłaci więcej. Zmiana ceny dotyczy rozliczeń miesięcznych.
  2. Zobowiązanie krótekoterminowe (miesięczne) będą droższe o 20% od cen bazowych. Zmiana zostanie efektywnie wprowadzona od 1 lipca 2022 (formanie: od 1 marca 2022 do 30 czerwca 2022 Microsoft oferuje promocję, które zrównuje cenę dla zobowiązania miesięcznego z ceną dla zobowizania rocznego - w skrócie Klient nie zapłąci o 20% więcej, nawet jeśli zobowiązał się jedynie do miesięcznej subskrypcji. Cena ta zmieni się jednak od 1 lipca 2022 (bedzie drożej o 20%).
  3. Klient, który dziś rozlicza się miesięcznie, będzie musiał rozpocząć nową subskrypcję na każdy rodzaj subskrybowanego produktu, na nowych warunkach. Dotyczy to terminu upłynięcia jego dotychczasowej rocznej subskrypcji (licząc od pierwszej miesięcznej płatności za dany produkt).
  4. Otwierając nową subskrypcję, Klient może zobowiązać się rocznie - wtedy obowiązuje cena bazowa. Klient może płacić miesięcznie za swoje roczne zobobowiązanie - jednak RedFlag nie oferuje takiej możliwości ze względu na ryzyko biznesowe i fakt zobowiązania rocznego Partnera wobec Microsoft, niezależnie od tego, czy Klient dokonuje płaności do Partnera. Obowiązuje aktualna cena bazowa (nowa cena) dla subskrybowanych produktów (czyli od 1 marca 2022 wyższa dla wyszczególnionych produktów).
  5. Klient, który zobowiąże się miesięcznie, będzie płacić aktualną cenę bazową (np. po podwyżce) oraz dodatkowo 20% od tej ceny za to, że jego zobowiązanie jest krótkoterminowe (miesięczne).

Rekomendacje

Dla Klientów z dotychczasowym miesięcznymi płatnościami.

  1. Przerwać dotychczasową subskrypcję, tzn. skonwertować ją na roczną lub trzyletnią, wg cen sprzed zapowiedzianej podwyżki - dotyczy to przede wszystkim subskrypcji na Basic / Premium / Office 365 E1/E2/E3 M365 E5; wymagana jest przedpłata 100% za cały okres subskrypcji, może być w EUR.
  2. Zmiana musi być wdrożona do połowy lutego 2022 (czyli przed 1 marca 2022), ponieważ w ostatnim dniu lutego 2022 RedFlag i Dystrybutor nie sprocesują wszystkich zamówień i zmian a przekroczenie terminu skutkuje nowymi cenami. W tym czasie w Polsce są ferie zimowe, co nie ułatwia zadania.
  3. Dzięki temu Klient uniknie zarówno podwyżki bazowej oraz dodatkowej opłaty 20% za miesięczne zobowiązanie.
  4. Całkowita ilość licencji (użytkowików) w nowej, rocznej subskrypcji nie może być zmniejszona w całym okresie - dlatego w zobowiązaniu długoterminowym Klient wykupuje bezpieczną dla siebie ilość, czyli taką, poniżej której nie zejdzie w trakcie roku lub innego wybranego przez siebie okresu zobowiązania (1-, 3- lata)
  5. Ilość licencji (uzytkowników) może być zwiększona - dlatego Klient powinien otworzyć nową subskrypcję roczną w tym terminie, ponieważ dodatkowe licencje będą kalkulowane wg cen obowiązujących w dniu zawarcia rocznej subskrypcji (czyli przed podwyżką).

Dla Klientów, którzy przedpłacili za rok z góry.

Jeśli subskrypcja roczna kończy się po 1 marca 2022, Klient powinien przekalkulować, ile zapłaci wg nowych cen bazowych; zgodnie z rachunkiem ekonomicznym przeliczyć, czy nie lepiej jest otworzyć nową subskrypcję mimo, że dotychczasowa jeszcze trwa.

W każdej sytuacji warto jest otworzyć nową subskrypcję przed podwyżką i zmianami programu (1 marca 2022) nawet na 1 sztukę danego produktu, aby zagwarantować sobie tę cenę dla wszystkich licencji na okres trwania zobowiązania. W trakcie trwania tej subskrypcji Klient może zwiększyć dowolnie liczbę licencji (liczbę użytkowników), a obowiązywać będzie cena z dnia rozpoczęcia subskrypcji.

Rekomendacje ogólne.

Dla stałej i relatywnie bezpiecznej ilości licencji trzeba podjąć zobowiązanie długoterminowe. Dzięki temu firmy nie zapłacą więcej o 20%.

Dla zmiennej ilości licencji (zmiany kadrowe, sezonowość) należy minimalizować ryzyko i wykupić licencje miesięczne. Będą one droższe o 20%.

Zobowiązanie długoterminowe nie daje Klientowi benefitu cenowego od ceny bazowej. Powoduje jedynie, że:

  1. Klient nie zapłaci dodatkowo 20% więcej
  2. Umozliwia protekcję ceny (jej niezmienność) na cały okres subskrypcji, nawet jeśli w jej trakcie doda kolejnych użytkowników.

Pamiętajmy, że zobowiązanie długoterminowe jest wiążące dla całkowitej ilości licencji, w całym okresie zobowiązania.

Stan wiedzy na dzień: 2021-12-05.